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쉐어포인트 이용 고객 별 관리 시스템 제작 관련 문의
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안녕하세요. 강의 잘 들었습니다.
저는 컨설팅 서비스를 제공하고 있습니다. list와 쉐어포인트를 활용하여 고객이 자신의 사건의 진행 상황을 조회해보고, 관련한 자료들을 받을 수 있도록 하고 싶습니다.
그러려면, 조직 외부의 사용자에게 볼 수 있는 권한을 줘야 합니다.
조직 외부의 사용자(다른 회사 인원)에게 쉐어포인트와 리스트를 어떻게 공유할 수 있나요?
공유할 때, 라이선스가 필요한가요? 그리고 들어올때마다 로그인이나 이메일 인증을 받도록 할 수 있을까요?
이때, 조직 외부의 사용자의 이메일 도메인 단위로 권한을 줄 수 있나요? 예를 들어서, XXX@company1.com XXX@company2.com 이런식으로 특정 회사의 여러명의 인원들이 아무나 들어와서 보세요~ 라고 회사별로 구분을 할 수 있는지요. 보통 회사 대표랑 소통을 하는데 대표자 메일에만 권한을 주면 실무자가 조회할 때 대표자의 도움이 필요해서요.
답변 6
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항상 답변 주셔서 감사합니다.
리스트 DB는 그럭저럭 완료되었습니다.
이걸 외부에 공유하는 것이 문제입니다.
쉐어포인트와 그룹, 팀의 구조에 대해서 감이 안옵니다. 이걸 전체적으로 볼 수 있는 강의가 있을까요 ??
쉐어포인트의 사이트에 mother site와 son site가 가능한지요?
쉐어포인트 사이트, 그룹, 팀의 차이와 관계는 어떻게 되나요? 첨부는 활성 팀 및 그룹인데, 어떤건 팀 상태에서 teams 아이콘이 뜨고 어떤건 안뜹니다.
답변감사합니다 ㅎㅎ 둘다 들어봐야겠군요.
list에 대해서 못찾은 궁금증이 있습니다.
조회 열은 항상 앞에서부터 일치를 검색하는데
예를 들어, 주식회사 삼성전자 가 원본값이라면
삼성전자를 치면 안나오고 주식회사 부터 쳐야되는 불편함이 있습니다. (대부분은 주식회사를 달고 있으니까요)
검색어가 데이터값에 포함된 경우를 검색하도록 설정하는 방법이 있을까요?
저희도 이게 참 불편하더라고요... 언젠가는 좋아지지 않을까 기대하고 있습니다.
그래서 저희는 대안으로 주식회사, (주) 등은 빼고 회사 명만 넣어서 구성하고 있습니다.
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답변 주셔서 감사합니다.
상세한 답변 덕분에 진도가 조금씩 나가고 있습니다.
또 궁금해진게 있는데요.
검색 유형의 열을 만들때, 원본 리스트는 하나만 되나요 ?
사건의 종류 별로 관리 리스트를 만들었습니다. A종류, B종류, C종류와 같이요.
그렇지만 청구서는 하나의 리스트로 관리하려고 하거든요.
청구서에서 A종류 사건의 관리번호, B종류 사건의 관리번호 를 하나의 열에서 조회할 수 있을가요 ?
원본으로 목록 선택에서 하나만 선택이 되어서요.
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답변감사합니다. 큰 도움이 되었습니다.
관리 리스트를 만들다 보니 또 의문이 생겨서 문의 드립니다.
list에서 엑셀의 vlookup과 같은 방식으로 데이터 조회가 가능한지요.
예를 들어서, 문서 관리 DB가 있고, 여기서는 문서 관리 번호와 문서의 작성자가 저장된 열이 있습니다.
그리고 문서에 대한 청구서 DB가 있는데, 문서 관리 번호를 조회해서 입력하면, 다음 열에서는 그 문서 관리 번호의 작성자를 불러오는 식입니다.
=VLOOKUP(E125,사건별DB!C:G,4,0)
예를 들면 Vlookup이면 이런식이죠. E열에 입력된 값으로 사건별 DB를 검색해서 거기서 특정 열의 값을 가져오는 것 등과 같은 기능이 가능한지 궁금합니다.
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답변 감사합니다.
고객 리스트를 만든다고 했을때, 고객 별로 매출의 합계를 구할 수 있을까요 ?
청구서는 고객 리스트와 별도의 리스트로 만들 계획입니다.
그러면, 고객별 매출 합은 다른 리스트의 열 값을 참조하여 결정될 수 있는데 그런 기능이 있을까요? 같은 리스트의 다른 열만으로 계산될 수 있는것 처럼 보여서요.
고객별로 리스트를 만들지 않는 이상 고객이 많기 때문에 계산을 하더라도 쉽지 않을 것입니다.
따라서 이부분은 List의 원래 기능을 이용하시는 것이 좋습니다.
예를 들어 아래와 같이 구성 되어 있는 List에서 거래처 항목에서 "거래처 별로 그룹화"를 한 후 매출 항목에서 "합계 - 합계"로 필터링 하게 되면 거래처 별로 매출 합계를 쉽게 볼 수 있습니다.
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추가로 한가지 더 여쭤볼게요~~
리스트에 담당자가 "나"로 작성된것을 ms todo에서 나에게 할당됨으로 볼 수 있나요 ?
마감일이 잡히거나 한걸 todo에서 볼 수 있을까요 ?
planner랑 todo는 연동되는것같은데, 리스트랑 todo, planner랑은 어떤가요 ?
나로 작성된다 하더라도 List에서 자동으로 To Do와 연동을 하지는 않습니다. 이 부분은 Power Automate 등으로 자동화를 구현해보셔야 할 듯 합니다. 제가 찾아보니 따로 템플릿이 있지는 않네요.
만약 할일 관리나 Project 관리 등으로 이용한다면 List 보다는 Planner를 쓰시는 것이 관리나 이용 차원에서 편리 할 것입니다.
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네, 외부 사용자와도 공유할 수 있으며 라이선스는 없어도 됩니다~
이메일로 공유하는 것이라 이메일 인증이 필요합니다. 이메일 도메인 단위는 불가능하며 1개의 이메일 즉 1명에게 공유해야 합니다. 만약 오마스가 귀사의 고객이고 List를 공유하실 거라면 아예 귀사에서 오마스를 위한 Microsoft 무료 계정을 만들고 (예를 들면 omas@microsoft.com 등) 그 계정에 권한을 준 후 오마스 분들 이 계정으로 보세요~ 하시면 될 듯합니다. 다만 이렇게 하는 경우 오마스(즉 고객사)에서는 귀사에서 만들어준 이메일과 암호를 기억해야 하는 번거로움이 있겠지요~ 테스트 해보시고 편하신 것으로 진행하시면 됩니다.
매뉴얼 바로가기
Microsoft 365 그룹을 만들게 되면 SharePoint Site + Planner + Teams 팀 + 메일이 세트로 함께 생성됩니다. Teams에서 팀을 만들어도 SharePoint Site + Planner + Teams 팀 + 메일이 세트로 함께 생성되고요. 협업을 위한 세트이기 때문입니다.
팀 상태에서 Teams 아이콘이 뜨는 것은 Teams에서 팀을 만든 것이며 아닌 것은 Microsoft 365 그룹을 만든 것입니다.
SharePoint Site는 Mother-Son 구조는 아니지만 허브 사이트라는 개념이 있습니다.
아래 매뉴얼이 참고가 되실 듯 하네요!
https://support.microsoft.com/ko-kr/office/sharepoint%EC%9D%98-%EC%82%AC%EC%9D%B4%ED%8A%B8-545b9394-5641-4576-a10b-e25e5b6eb837#ID0EBBD=%ED%97%88%EB%B8%8C_%EC%82%AC%EC%9D%B4%ED%8A%B8
SharePoint에 대한 강의는 아래와 같으며, SharePoint 자체가 팀 사이트와 커뮤니케이션 사이트로 나누어져 있어 2개가 있으니 참고 하시면 됩니다.
https://www.inflearn.com/roadmaps/395